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स्प्रेडशीट पर काम कैसे किया जाता है ||How to work on a spreadsheet in Hindi

 

स्प्रेडशीट
Spreadsheet
उद्देश्य
इस पोस्ट मे हम  ये सीखेंगे कि स्प्रेडशीट पर काम कैसे किया जाता है, कैसे सेल के अन्दर टेक्स्ट, नम्बर और दिनांक लिख सकते है, कैसे इन्ट्री और टेक्सट की फारमेटिंग करते है। ,आटोफिल ,सेल के अन्दर कमेंट जोड़ना आदि बहुत कुछ तो चलिए आइए सीखें-

टेक्स्ट, नंबर और दिनांक श्रृंखला दर्ज कैसे करें-
Entering Text, Number And Date Series
आप सेल के अन्दर टेक्स्ट,, नम्बर और दिनांक लिख सकते है, क्योंकि स्प्रेड सीट सेल, सीट की इकाई होती है जिससे सभी इन्ट्री और टेक्सट की फारमेटिंग सेल के अन्दर ही होती है।

आटोफिल का उपयोग कैसे करें
Using Auto fill
एक्सेल में आटोफिल एक विशेषतया वे कहते है। जोकिलाजीकल सिरीज की वैल्यू, स्तर वे फारमूला को कापी करता है और संलग्न सेल वैल्यू को भरता है। कंट्रोल प्लस डी और कंट्रोल प्लस आर का प्रयोग एक्टिव सेल के अन्दर वैल्यू को ऊपर और बाये भरने में करते है। आटोफिल के द्वारा गणितीय आपरेटर जैसे प्लस को दाये कोने पर विस्थापित कर सकते है।

नोट :- इस तरह के आटोफिल सिरीज तैयार करने हेतु आधुनिक विकल्प मैन्यू कमान्डके साथ उपलब्ध होता है।

सेल के अन्दर कमेंट  कैसे जोड़ें  
Adding Comments
आप सेल के अन्दर कमेंट जोड़ सकते है कमाण्ड सेल का संक्षिप्त व्याख्यात्मक नोट होता है। जोकि किसी भी सेकेण्ड सीट के सेल से जोड़ा जा सकता है। सेल कमेंट में यह दर्शाता है कि एक छोटे लाल रंग का त्रिभुज की तरह सेल के दाये कार्नर पर ऊपर होता है। जब माउस प्वांटर सेल पर ले जाते है तो से का कमांड दिखने लगता है। संक्षिप्त नोट काला टेक्ट बाक्स सेल भी दिखई देगा।सेल में कमाण्ड डालने हेतु उस सेल को चुनते है जिसमें कमाण्ड लिखना है। इंसर्ट मैन्यू में जाकर कमेन्ट कमाण्ड को दबाये और बाक्स के अन्दर कमेंट टेक्स लिखे। विद्यमान सेल के कमेंट को चेंज करने के लिए कमेंट लिखे सेल पर क्लिक करें तत्पश्चात इंसर्ट मैन्यू पर क्लिक करे और इडिट कमाण्ड पर क्लिक करें, शिफ्ट प्लस एफ2 का प्रयोग सीधे कमेंट लिखने हेतु प्रयोग करते है।

सेल को फार्मेट कैसे करें
Format Cells
सेल को फार्मेट करने के लिए आपको सेल या कई सेलों का चयन कर सकते है जिसमें आप फार्मेट करना चाहते है। सेल/सेलों की फार्मेटिंग करने के लिए पहले फार्मेट मैन्यू को क्लिक करे। तत्पश्चात सेल पर किल्क करें। कंट्रोल प्लस एल बटन का प्रयोग सेल को सीधे फार्मेटिंग करने के लिए करते है। एक फार्मेटिंग सेल डायलाग बाक्स स्क्रीन पर दिखेगा जिस पर कि नम्बर, एडजेस्टमेंट, फंट, बार्डर पैटर्न व प्रोटेक्शन विकल्प होता है।

नम्बर टैब का प्रयोग कैसे करें
Number tab
आप डाटा टेक्स और दशमलव स्थानों करेंसी, कस्टम आदि की फार्मेटिंग करने हेतु चयन कर सकते है। दिन व तारीख को फार्मेटिंग करने के लिए डेट व टाइम फार्मेट का चयन करें तथा नैतिक फार्मेटिंग हेतु स्थान का चान करे।

संरेखण टैब का प्रयोग  कैसे करें
Alignment tab 
आप ऐसी सेलो का भी चयन कर सकते है जिसमें उर्ध्वाधर, क्षेतिज में कांटेस्ट लिखे हो। वल्ड वेब, शीर्क टू फाइल और मैसेज सेल की बटन भी एडजेस्टमेंट टैर्क पर होती है। शीर्क टू फाइल और
वल्ड वेब बटन का प्रयोग एक ही समय में नहीं कर सकते है।

बार्डर टैब का प्रयोग कैसे करें
Border tab
बार्डर टैब का प्रयोग आप सेल के बार्डर जैसे बाहरी बार्डर, ऊपर का बार्डर व दये का बार्डर आदि को फार्मेट का स्वरूप भी बदल सकते है। जब हमे स्प्रेड सीट को प्रिंट करने की आवश्यकता हो तो से का बार्डर विशेष उपयोगी होता है क्योंकि ग्रे कलर की लाइनें वर्कशीट को प्रिंट करने अदृश्य होती है। बार्डर सेट करने हेतु से का फंट का स्वरूप नीचे रेख खीचना, फंट का रंग व छाया हेतु कर सकते है।

पैर्टन टैब किस के लिए किया जाता है
The Patterns tab
पैर्टन टैब का उपयोग विभन्न रंगो, छाया सेल में भरने में करते है। इसके पैटर्न टैब का प्रयोग फार्मेट सेल मैन्यू में जाकर करते है। उस सेल का चयन करते है जिसमें छाया का प्रयोग किया जाना है। सेल विकल्प का चयन करे। (फार्मेट मेन्यू से) और पैटर्न टैंक पर क्लिक करें अब आप अपेक्षित रंग
का चयन करें और ओके बटन दबाये।

सेल प्रोटेक्ट कैसे किया जाता है। 
Protecting Cells
इसका प्रयोग एडिटिंग वर्कशीट के व्यू को कापी कारने से रोकने हेतु प्रोटेक्सन विकल्प सेट करने में करते है। जब हम वर्कशीट को किसी दूसरे से शेयर करते है तो उस समय यह बहुत ही उपयोगी होता है।

कंडीशनल फार्मेटिग कैसे करें
Conditional Formatting
इसका प्रयोग संतोषजनक पूर्व निर्धारित काइटेरिया हेतु सेल को फार्मेट करने के लिए करते है। कंडीशनल फार्मेटिग हेतु आपको सेल का चयन करना चाहिए और फार्मेट मेन्यू से काण्ड फार्मेट का विकल्प चुने और इस कामाण्ड पर क्लिक करे। कमाण्ड फार्मेट डायलाग बाक्स में कई विकल्प विशिष्ट कंडिशन में उपयोग म करते है। फामेंटिंग पर क्लिक करे, फंट स्वरूप बार्डर, छाया आदि का चयन करें और अप्लाई हेतु ओके पर क्लिक करें

टैब कलर का प्रयोग कब करते है
Tab Colours
आप शीट टैब को रीनेम कर सकते है तथा शीट टैब के कलर को भी फार्मेट कर सकते हैं। रीनेम के लिए टैवशीट पर डबल क्लिक करे या राइट क्लिक करें तो एक लिस्ट दिखेगी उसमें से रीनेम कमाण्ड का चयन करे। आप फार्मेट मैन्यू शीट कमाण्ड का प्रयोग कर सकते है और शीट टैय को रीनेम करने हेतु रीनेम सबमैन्यू का प्रयोग करें। फार्मेट शीट टैब अप्लाई हेतु फार्मेट मैन्यू पर क्लिक करें और शीट कमाण्ड का चान करें। शीट कमाण्ड से टैब कलर सबमेन्यू का चयन करें अधवा राइट क्लिक करें लिस्ट से टाप आप का चयन टैब कलर क्लिक हेतु करें और अपेक्षित रंग का प्रयोग करे और ओके पर क्लिक करें।

आटो फार्मेटिंग टूल का प्रयोग कैसे किया जाता है
Auto Formatting Worksheets
आटो फार्मेटिंग टूल का प्रयोग विभिन्न पूर्व निर्धारित फार्मेटिंग युक्त दर्कशीट को शीघ्र और सरलता से बनाने में करते हैं। आटो फार्मेट विकल्प पर क्लिक करे और जो भी फार्मेट टेबल पर अप्लाई करना हो उसका चयन करे और ओके दवाये।

टेक्स्ट, नंबर और तारीख कैसे बनाएं
Creating Text, Number and Date Series
किसी भी सेल में टेक्ट, नम्बर डाटा सीरिज इंटर करने के लिए सर्वप्रथम उस सेल का चयन करे जिसमें टेक्ट दायी ओर और नम्बर बायी ओर आता है। जब आप पहली बार सेल में डाटा इंटर करते हैं तो सेल फार्मेट जैसे - टेक्ट, नम्बर, डाटा स्वतः डाटा के अनुरूप बदल जाते है।

वर्कशीट डेटा का संपादन करना
 Editing Worksheet Data
जब आप सेल मे डाटा इंटर करते है। और आपको बाद में इसे बदलने की आवश्यकता होती है तो उसके लिए सेल डाटा इडिटिंग आवश्यकता होती है। डाटा इडिट करने के लिए F2/डबल क्लिक सेल में करे या फार्मूला बार से आप डाटा को इडिट कर सकते है। वर्कशीट में इडिटिंग कई तरह से की जाती है।

फाइन्डिग और रिप्लेशिंग कैसे करते है
Finding And Replacing Data
फाइन्डिग और रिप्लेशिंग फीचर सबसे तेज और पावरफुल फीचर है इससे किसी डाटा का कई स्थाना से हटा कर उसके स्थान पर नया डाटा रिप्लेश किया जा सकता है। इस कार्य के लिए आप फाइन्ड एण्ड रिप्लेस डायलॉग बॉक्स का प्रयोग करते है। जिस वैल्यु को रिप्लेस करना हो उसे सलेक्ट करे और एडिट मेनु से रिप्लेस आप्सन पर क्लिक करे। फाइन्ड एण्ड रिप्लेश का डायलाग बाक्स आ जायेगा । फाइन्ड ह्वाट टेक्ट बाक्स मे वह टेक्स्ट लिखे जिसे फाइन्ड करके उसके स्थान पर दूसरे शब्द लिखने है। और रिप्लेस विथ मे वह टैक्स्ट लिखे जिससे रिप्लेस करना है। रिप्लेस बटन पर क्लिक करे यदि एक -एक को रिप्लेस करना हो और सभी को एक साथ रिप्लेस करना हो तो रिप्लेस आल पर क्लिक करे।

Editing Cell Contents
सेल मे डाटा प्रवेश करने के बाद उसे परिवर्तित करने के लिए नीचे बताये गये नियमों का पालन कर सकते है।

By Using the F2 Key: कर्सर के माध्यम से इच्छित कोष्ठ में प्रवेश करे जिसमें लिखना है आवश्यक परिवर्तन करने के लिए एफ2 की दबाने के बाद इंटर की दबाये।

Double-click in the Cell: कर्सर के माध्यम से इच्छित सेल में जाये जहाँ इडिट करना है। उस सेल में डबल क्लिक करे और आवश्यक परिवर्तन करे, उसके बाद इण्टर की दबाये।

Using the Formula Bar: कर्सर के माध्यम से इच्छित सेल में प्रवेश करे जिसमें इडिट करना है।फार्मूला क्षेत्र के फार्मूला बार को क्लिक करे और आवश्यक परितर्वन करे और उसके बाद इंटर की दबाये।

Clearing Data
जिस सेल या सेल के समूह को मिटाना है उसे पहले हाइलाइट करे फिर डिलीट की दबाये। यह प्रक्रिया केवल से कन्टेंट को मिटाता है न कि सेल फार्मे या टिप्पणी।

Selecting Cells
किसी विशेष सेल या सेल के समूह पर कोई भी क्रिया को प्रदर्शित करने के लिये सबसे पहले उसे सलेक्ट जाता है। सलेक्ट करने के लिये नीचे बताये गये किसी भी विधि का प्रयोग कर सकते है :-
</>

                 PRESS

FUNCTION

1

CTRL+ A

सम्पूर्ण कार्य  पत्र सलेक्ट रना

2

CTRL + SPACEBAR

सम्पूर्ण कालम सलेक्ट करना

3

SHIFT + SPACEBAR

सम्पूर्ण रो (पंक्ति) सलेक्ट करना

4

F8

एक्टेनंडेड सलेक्शन

5

CTRL +SHIFT+ END

वर्कसीट के अन्तिम सेल तक सलेक्ट करना

6

CTRL +SHIFT+ HOME

वर्कसीट के  प्रारम्भिक स्थान तक सलेक्ट करना

7

CTRL +SHIFT+ arrow key

अन्तिम नान ब्लैन्क सेल का सलेक्शन

8

SHIFT + F8

 दूसरे सेल रैन्ज का सलेक्शन


पंक्तियाँ, स्तंभ सम्मिलित करना और हटाना
Inserting and deleting Rows, Column
रो की संख्या 1 से 65536 है, एक सेल रो और काल का इंसर्ट सलेक्शन है, सेल की पहचान हेतु एक एड्रेस हेता है जिसमें कालम का नाम और रो नम्बर होता है। जैसे पहली सेल के लिए 1से संदर्भित करते है। जो यह दर्शाता है कि यह कालम एक और रो 1 के कटान बिन्दु पर पड़ता है। यह एक्टीव से है और एक्टीव सेल किसी भी कार्य या इंपुट के लिए तैया होती है। सतत सेलों के समूह को रेंज से परिभाषित करते है और रेंज को सेल के अन्दर प्रारम्भिक एड्रेस लिखकर संदर्भित करते है। सेल एड्रेस की समाप्ति रेंज को कहते है जैसे ए1 : ए10 (को ए10 : ए1 भी लिख सकते है)

the Inserting a Row
ऊपर रो नं0 पर क्लिक करे ( या उस रो को किसी से ) जिससे नई रो जुड़ सके। रो विकल्प चुने फम इंसर्ट मेन्यू तथा स्प्रेड सीट पर कही भी क्लीक करने पर चयन गायब हो जायेगा।

Inserting a Column
कालम जोड़ना :-कालम नेम पर क्लीक करे (या फिर उस कालम के किसी सेल) इंसर्ट मेन्यू के कालम विकल्प का चयन करे तो चयनित कालम के बायी ओर एक कालम जुड जायेगा तथा सलेक्शन को हटाने के लिए स्प्रेड सीट पर कही भी क्लीक करे।

रो या कालम के डेटा  को कैसे  डिलीट करें
Deleting Rows and Columns
जब कभी सम्पूर्ण रो या कालम का डाटा डिलीट करना हो तो उस रो या कालम पर क्लिक करो जिसे
डिलीट करना हो औरा एडिट मेनु से डिलीट बटन पर क्लिक करें। या राइट क्लिक करके जो लिस्ट
पाप आप होगी उससे डिलिट आप्शन पर क्लिक करके डिलीट कर सकते है

To Select A Contiguous Group Of Cells
सतत समूह/सेल का चयन :-संलग्न सेल का चयन करने के लिए निम्न विधियों का प्रयोग करें :-

Using the Name Box
क नेम बाक्स पर क्लिक करे, और सेल रेन्ज के सलेक्शन के लिए सेल रिफरेन्स को टाइप करे इसके लिए नेम बाक्स में सेल रीफरेंस हेतु शुरू व अन्तिम सेल के एड्रेस को टापइ करें तथा दोनो सेलो के एड्रेस के बीच मे कोलन लगाये जैसे A3 से A10 तक सेल सलेक्शन के लिए A3: A10 टाइप करे और सेल सलेक्शन हेतु इंटर बटन दबाये।

By Dragging
शुरू की सेल पर कर्सर रखे माउस के बायी तरफ की बटन को दबाकर रखे और चानित एरिया पर माउस को ड्रग करे।

To Select Non Continuous Group of Cells
सेल A1 पर कर्सर रखे , माउस की लेफ्ट बटन को दाबये रखे जब तक कि ctrl की होल्ड रखे हो और माउस को प्रारम्भ से अन्त तक मूव करे। ctrl बटन को दबाकर नान कन्टीनुअस सेल का एनेवल कर दे। सलेक्शन का कार्य पूर्ण हो जाने के बाद Esc बटन को दबाये तथा Highlight हटाने हेतु worksheet कहीं भी click करें।


वर्कशीट में नेविगेट करना
Navigating In A Worksheet
शीट मे कही भी मूव करने के लिए मूवमेन्ट की , माउस, और स्कालबार का प्रयोग किया जाता है। शीट मे 65536 रो और 256 कालम मे सिर्फ इन्ही की सहायता से नही मूव किया जा सकता है। ये पर्याप्त नही है।

नीचे कुछ शार्टकट की दी जा रही है।

One cell up

Up arrow key

One cell down

Down arrow key or
ENTER

One cell left

Left arrow key

One cell right

Right arrow key or
TAB key

Top of worksheet
(cell Al)

CTRL + HOME

End of the worksheet
(last cell containing
data)

CTRL + END

End of the row

CTRL + right arrow key or END +right
arrow key

End of the column

CTRL + डाउन एरो की या END + डाउन एरो की


नेम को भी नेविगेशन के उद्देश्य से प्रयोग किया जा सकता है। इसके लिए नेम वाक्स में सेल एड्रेस टाइप करके एन्टर की प्रेस करे , आप सीधे उसी सेल में पहुच जायेगे जो सेल एड्रेस आप ने नेम बाक्स मे टाइप किया है। गो टू कमान्ड का भी प्रयोग कर सकते है। इसके लिए F5 या CTRL + G या एडिट मेनु से गो टू कमान्ड का प्रयोग करे । बाउज बटन भी इस कार्य मे सहायक होती है।

Conclusion- इस पोस्ट में हमनें  स्प्रेडशीट पर काम कैसे किया जाता है स्प्रेडशीट के सभी टैब के बारे में जाना कि कौन कब प्रयोग किया जाता है इसके दूसरे पोस्ट मे हम जानेगें  की स्प्रेडशीट के  सेल की ऊँचाई और चौड़ाई बदला जाए

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