स्प्रेडशीट
Spreadsheet
स्प्रेडशीट क्या होती है
what is a spreadsheet
रो और कालम से बनने वाली टेबल को स्प्रेडसीट करते है। हम अपने दैनिक जीवन में अनेक गणना सारणीबद्ध तरीके से करते है। स्प्रेडसीट वह सीट है जो आकड़ों और जानकारी को क्रमबद्ध तरीके से होता है। बाजारों में बहुत प्रकार के इंटरनेट स्प्रेडसीट, कम्प्यूटर साफ्टवेयर उपलब्ध है जैसे - माइक्रोसाफ्ट एक्सेल, लोटस 123, कुछ तो इंटरनेट के माध्यम से मुफ्त में प्राप्त किये जाते है जैसे- जिनोम आफिस स्प्रेडसीट आफिस के स्प्रेड और ओपेन आफिस स्प्रेडसीट को इलेक्ट्रानिक स्प्रेडसीट के नाम से भी जाना जाता है। स्प्रेडसीट की विशेषता यह है कि यह गणित के ऑकड़ों को श्रोत को सूत्रों के द्वारा अपने आप से गणना करता है। माइक्रोसाफट, एक्सेल माइक्रोसाफ्ट आफिस का पूर्णसांख्यिक भाग है। ये सारी विशेषताएं होती है।
रो और कालम से बनने वाली टेबल को स्प्रेडसीट करते है। हम अपने दैनिक जीवन में अनेक गणना सारणीबद्ध तरीके से करते है। स्प्रेडसीट वह सीट है जो आकड़ों और जानकारी को क्रमबद्ध तरीके से होता है। बाजारों में बहुत प्रकार के इंटरनेट स्प्रेडसीट, कम्प्यूटर साफ्टवेयर उपलब्ध है जैसे - माइक्रोसाफ्ट एक्सेल, लोटस 123, कुछ तो इंटरनेट के माध्यम से मुफ्त में प्राप्त किये जाते है जैसे- जिनोम आफिस स्प्रेडसीट आफिस के स्प्रेड और ओपेन आफिस स्प्रेडसीट को इलेक्ट्रानिक स्प्रेडसीट के नाम से भी जाना जाता है। स्प्रेडसीट की विशेषता यह है कि यह गणित के ऑकड़ों को श्रोत को सूत्रों के द्वारा अपने आप से गणना करता है। माइक्रोसाफट, एक्सेल माइक्रोसाफ्ट आफिस का पूर्णसांख्यिक भाग है। ये सारी विशेषताएं होती है।
Objectives
इस पोस्ट में हम केवल स्प्रेडशीट के बारे में जानेंगे बाकी हम इलेक्ट्रानिक स्प्रेड सीट को खोलना सेव करना नया वर्क बुक बनाना नयी सीट, डालना एवं सीट में सेल, कॉलम रो, को इंसर्ट करना या डिलीट करना, सेल, रो, कालम,को फॉरमेट करना आदि इस के NEXT POST में जानेंगे
इस पोस्ट में हम केवल स्प्रेडशीट के बारे में जानेंगे बाकी हम इलेक्ट्रानिक स्प्रेड सीट को खोलना सेव करना नया वर्क बुक बनाना नयी सीट, डालना एवं सीट में सेल, कॉलम रो, को इंसर्ट करना या डिलीट करना, सेल, रो, कालम,को फॉरमेट करना आदि इस के NEXT POST में जानेंगे
इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेड शीट के तत्व
Elements of Electronic Spread Sheet
इलेक्ट्रानिक स्प्रेड(एम एस एक्सेल) सीट के एलिमेन्ट के रुप मे बुक होता है न कि डॉक्युमेन्ट जैसा कि एम एस वर्ड में होता है। जिसमें बहुत सारे सीटे होती है बाईडिफाल्ट नयी वर्कबुक मे तीन शीट होती है। परन्तु बाईडिफाल्ट शीटो की संख्या को अधिकतम 255 सेट किया जा सकता है। शीटो की संख्या इससे भी अधिक होती है।
इलेक्ट्रानिक स्प्रेड(एम एस एक्सेल) सीट के एलिमेन्ट के रुप मे बुक होता है न कि डॉक्युमेन्ट जैसा कि एम एस वर्ड में होता है। जिसमें बहुत सारे सीटे होती है बाईडिफाल्ट नयी वर्कबुक मे तीन शीट होती है। परन्तु बाईडिफाल्ट शीटो की संख्या को अधिकतम 255 सेट किया जा सकता है। शीटो की संख्या इससे भी अधिक होती है।
एमएस एक्सेल मे स्प्रेड शीट कैसे खोले-
Opening Of Spread Sheet (MS Excel)
सबसे पहले टास्कबार पर बनी स्टार्ट बटन पर क्लिक करे इसके बाद आल प्रोग्राम पर क्लिक करे तथा इसके बार एम एक आफिस पर और फिर एम एस एक्सेल 2003 पर क्लिक करने पर एक खाली स्प्रेड सीट की बुक खुल जायेगी।
कार्यपुस्तिका और कार्यपत्रक
Workbook And Worksheet
प्रत्येक स्प्रेड सीट फाइल को वर्कबुल के नाम से जाना जाता है और इसे सेव करने पर आपने आप इसका फइल एक्स्टेन्शन एक्श एल एस (.xls MS Excel 2003) मे तथा एम एस एक्सेल 2007 में (.xlsx) एवं अन्य अपर वर्जन में होता है। वर्कसीट वह क्षेत्र है जहाँ आकड़ों को सेव और उसका निष्पादन किया जाता है। वर्कबुक के सीट को वर्कसीट करते है। वर्कबुक में आपने आप तीन वर्कसीट, तीन टैब (पट्टी) में दिखाई देती है और कार्य के अनुसार और भी वर्कसीट शामिल किया जा सकता है। जिसका शार्टकट की है- Shift+F11.
प्रत्येक स्प्रेड सीट फाइल को वर्कबुल के नाम से जाना जाता है और इसे सेव करने पर आपने आप इसका फइल एक्स्टेन्शन एक्श एल एस (.xls MS Excel 2003) मे तथा एम एस एक्सेल 2007 में (.xlsx) एवं अन्य अपर वर्जन में होता है। वर्कसीट वह क्षेत्र है जहाँ आकड़ों को सेव और उसका निष्पादन किया जाता है। वर्कबुक के सीट को वर्कसीट करते है। वर्कबुक में आपने आप तीन वर्कसीट, तीन टैब (पट्टी) में दिखाई देती है और कार्य के अनुसार और भी वर्कसीट शामिल किया जा सकता है। जिसका शार्टकट की है- Shift+F11.
एक कार्यपुस्तिका खोलना
Opening A Workbook
वर्ककुक को खोलने के लिए सबसे पहले फाइल मेन्यू को ओपेन करे और फिर ओपेन आप्सन पर क्लिक करें या स्टैन्डर्ड बार के ओपेन टूल पर क्लिक करें या ctrl+O प्रेस करे जिससे एक डायलाग बाक्स खुल जायेगा और जहाँ आप को फाइल को सेव किये हो उस डायरेक्ट्री को सलेक्ट करिये तथा फाइल का नाम और दिये गये स्थान पर क्लिक के करके नाम को चुने और इसके बाद ओपेन पर क्लिक करे।
वर्ककुक को खोलने के लिए सबसे पहले फाइल मेन्यू को ओपेन करे और फिर ओपेन आप्सन पर क्लिक करें या स्टैन्डर्ड बार के ओपेन टूल पर क्लिक करें या ctrl+O प्रेस करे जिससे एक डायलाग बाक्स खुल जायेगा और जहाँ आप को फाइल को सेव किये हो उस डायरेक्ट्री को सलेक्ट करिये तथा फाइल का नाम और दिये गये स्थान पर क्लिक के करके नाम को चुने और इसके बाद ओपेन पर क्लिक करे।
प्रकोष्ठों को संबोधित करना
Addressing of Cells
स्प्रेड सीट रो और कालम से बना होता है। कालम का हेडर अल्फाबेट्स A,B....IV होते है और रो का हेडर नम्बर 1,2,3......65536 होता है। कालम और रो से बने सेल को कालम और रो के हेडर के नाम से नाम दिया जाता है। कालम मे एम एस एक्सेल 2003 में कुल 256 कालम और 65536 रो होते है।
Addressing of Cells
स्प्रेड सीट रो और कालम से बना होता है। कालम का हेडर अल्फाबेट्स A,B....IV होते है और रो का हेडर नम्बर 1,2,3......65536 होता है। कालम और रो से बने सेल को कालम और रो के हेडर के नाम से नाम दिया जाता है। कालम मे एम एस एक्सेल 2003 में कुल 256 कालम और 65536 रो होते है।
सेल संदर्भ
Cell Referencing
सेल का ही प्रयोग कैल्कुलेशन और फार्मुला और फंक्शन में किया जाता है न कि उस सेल में लिखा गया डाटा। जब भी आप कोई फार्मूला या फंक्शन को कापी करते है, पेस्ट करते समय वह पेस्ट होने वाले सेल के अनुसार सेल एड्रेस को ले लेता है। यह इसलिए होता है क्योकि फार्मूला सेल रिफरेन्स लेता है। यही सेल रिफरेन्स कहलाता है। सेल रिफरेन्स मुख्यतः दो प्रकार के होते है।
Cell Referencing
सेल का ही प्रयोग कैल्कुलेशन और फार्मुला और फंक्शन में किया जाता है न कि उस सेल में लिखा गया डाटा। जब भी आप कोई फार्मूला या फंक्शन को कापी करते है, पेस्ट करते समय वह पेस्ट होने वाले सेल के अनुसार सेल एड्रेस को ले लेता है। यह इसलिए होता है क्योकि फार्मूला सेल रिफरेन्स लेता है। यही सेल रिफरेन्स कहलाता है। सेल रिफरेन्स मुख्यतः दो प्रकार के होते है।
1. एवसॉल्यूट सेल रिफरेन्स
2. रिलेटिव सेल रिफरेन्स तथा जय किसी स्थित मे दोनो ही सेल रिफरेन्स उपस्थित हो तो उसे मिक्स सेल रिफरेन्स कहते है।
निरपेक्ष सेल संदर्भ
Absolute Cell Reference
एक्ल्यूट सेल रिफरेन्स वह सेल सेल रिफरेन्स जिसमे फार्मूला को किसी भी सेल एड्रेस से कापी करके किसी भी सेल में पेस्ट करने पर भी सेल का एड्रेस चेन्ज नहीं होता है। एस्ल्यूट सेल एड्रेस में कालम हेडर और रो हैडर दोनों के साथ ही डालर साइन लगा होता है।उदाहरण के लिए $AS1 इसमें दोनो ही रो और कालम दोनो ही स्थिर होता है। अतः इसे एस्ल्यूट सेल रिफरेन्स कहते है। इसमे फार्मूला पेस्ट करने पर न तो रो और न ही कालम परिवर्तित होता है।
Absolute Cell Reference
एक्ल्यूट सेल रिफरेन्स वह सेल सेल रिफरेन्स जिसमे फार्मूला को किसी भी सेल एड्रेस से कापी करके किसी भी सेल में पेस्ट करने पर भी सेल का एड्रेस चेन्ज नहीं होता है। एस्ल्यूट सेल एड्रेस में कालम हेडर और रो हैडर दोनों के साथ ही डालर साइन लगा होता है।उदाहरण के लिए $AS1 इसमें दोनो ही रो और कालम दोनो ही स्थिर होता है। अतः इसे एस्ल्यूट सेल रिफरेन्स कहते है। इसमे फार्मूला पेस्ट करने पर न तो रो और न ही कालम परिवर्तित होता है।
सापेक्ष सेल संदर्भ
Relative Cell Reference
Relative Cell Reference
जब फार्मूला को एक स्थान से कापी करके उसे दूसरे सेल मे पेस्ट करने पर यह उस सेल को अनुसार सेल एड्रेस ले ले तो उसे रिलेटिव सेल रिफरेन्स कहते है। यह स्प्रेड शीट मे डिफाल्ट रिफरेन्स होता है उदाहरण के लिए ATT F4 की रिलेटिव सेल रिफरेन्स और एल्लुट सेल रिफरेन्स में और एक्स्लुट सेल रिफरेन्स को रिलेटिव सेल रिफरेन्स में परिवर्तित करने के लिए होता है।
मिक्स सेल संदर्भ
Mix Cell Reference
जैसा कि इसका नाम है यह दोनो ही प्रकार के रिफरेन्स रखता है। इसमें एव्युसलुट और रिलेटिव दोनो ही सेल रिफरेन्स होते है। इसमे या रो या कालम को फिक्स कर दिया जाता है और दूसरा रिलेटिव होता है। उदाहरण के लिए
Mix Cell Reference
जैसा कि इसका नाम है यह दोनो ही प्रकार के रिफरेन्स रखता है। इसमें एव्युसलुट और रिलेटिव दोनो ही सेल रिफरेन्स होते है। इसमे या रो या कालम को फिक्स कर दिया जाता है और दूसरा रिलेटिव होता है। उदाहरण के लिए
वर्कशीट रेंज के साथ कैसे काम करें
Working With Worksheet Ranges
शीट के प्रत्येक सेल का एक सेल एड्रेस होता है जिसका प्रयोग फार्मुले या फंक्शन में किया जाता है। सेल ग्रुप को प्रयोग करने के लिए सेल रेन्ज को आप लिख सकते है सेल रेन्ज को लिखने के लिए दो प्रकार के आपरेटर का प्रयोग किया जाता है। एक कॉलन आपरेटर (:) जो कि रेन्ज आपरेटर होता है। और दूसरे को कॉमा () आपरेटर जो कि यूनियन रिफरेन्स आपरेटर होता है।
सूत्रों में श्रेणी नामों का उपयोग कैसे करें
Using Range Names In Formulas
जब एक ही वर्कशीट के किसी सेल समूह को शीट मे बार बार उपयोग करना पड़ रहा हो तो उसे एक उचित और अर्थपूर्ण नाम दे कर उस सेल समूह को उपयोग कर सकते है। यह सेल समूह को नाम देने का कार्य नेमिग सेल रेन्ज कहलाता है।
Working With Worksheet Ranges
शीट के प्रत्येक सेल का एक सेल एड्रेस होता है जिसका प्रयोग फार्मुले या फंक्शन में किया जाता है। सेल ग्रुप को प्रयोग करने के लिए सेल रेन्ज को आप लिख सकते है सेल रेन्ज को लिखने के लिए दो प्रकार के आपरेटर का प्रयोग किया जाता है। एक कॉलन आपरेटर (:) जो कि रेन्ज आपरेटर होता है। और दूसरे को कॉमा () आपरेटर जो कि यूनियन रिफरेन्स आपरेटर होता है।
सूत्रों में श्रेणी नामों का उपयोग कैसे करें
Using Range Names In Formulas
जब एक ही वर्कशीट के किसी सेल समूह को शीट मे बार बार उपयोग करना पड़ रहा हो तो उसे एक उचित और अर्थपूर्ण नाम दे कर उस सेल समूह को उपयोग कर सकते है। यह सेल समूह को नाम देने का कार्य नेमिग सेल रेन्ज कहलाता है।
रेंज नाम बनाना
Creating Range Names
जिस सेल या सेल रनेज को नाम देना हो उसे सलेक्ट कर ले और इन्सर्ट मेनू से नेम ऑप्शन से डिफाइन नेम पर क्लिक करे डिफाइन नेम डायलाग बाक्श खुल जायेगा । नेम्स इन वर्कबुक टैक्टबॉक्स मे उसका नाम देकर एड बटन पर क्लिक करे। सेल रेन्ज का नाम नम्बर से शुरु नही हो सकता है और न ही इसे नम्बर में डिफाइन कर सकते है। इसे स्पेशल कैरेक्टर भी नहीं दे सकते है जैसे अन्डरस्कोर साइन आदि। सेल रेन्ज का नाम सदैव एक वैलिड नेम दे कर एड कर दे । ये नाम नेम बॉक्स मे एड हो जायेगा। अन्ततः ओके बटन पर क्लिक करके डायलॉग बॉक्स को क्लोज करते है।
Creating Range Names
जिस सेल या सेल रनेज को नाम देना हो उसे सलेक्ट कर ले और इन्सर्ट मेनू से नेम ऑप्शन से डिफाइन नेम पर क्लिक करे डिफाइन नेम डायलाग बाक्श खुल जायेगा । नेम्स इन वर्कबुक टैक्टबॉक्स मे उसका नाम देकर एड बटन पर क्लिक करे। सेल रेन्ज का नाम नम्बर से शुरु नही हो सकता है और न ही इसे नम्बर में डिफाइन कर सकते है। इसे स्पेशल कैरेक्टर भी नहीं दे सकते है जैसे अन्डरस्कोर साइन आदि। सेल रेन्ज का नाम सदैव एक वैलिड नेम दे कर एड कर दे । ये नाम नेम बॉक्स मे एड हो जायेगा। अन्ततः ओके बटन पर क्लिक करके डायलॉग बॉक्स को क्लोज करते है।
श्रेणी नामों का उपयोग करना
Using Range Names
सेल का प्रयोग बहुत ही आसान है जब भी इसका प्रयोग करना हो जहाँ पर सेल कोआडिनेट लिखते है वह पर सेल रेन्ज का नाम फार्मूले या फंक्शन मे लिख दे । उदाहरण के लिए इंग्लिश में सबसे अधिक माक्स के लिए, =MAX(English) यदि सेल रेन्ज को यदि नेम डिफाइन करके इंग्लिश कर दिया जाये तो फंक्शन मे सेल रेन्ज के स्थान पर इंग्लिश लिखकर भी रिजल्ट प्राप्त कर सकते है।
Using Range Names
सेल का प्रयोग बहुत ही आसान है जब भी इसका प्रयोग करना हो जहाँ पर सेल कोआडिनेट लिखते है वह पर सेल रेन्ज का नाम फार्मूले या फंक्शन मे लिख दे । उदाहरण के लिए इंग्लिश में सबसे अधिक माक्स के लिए, =MAX(English) यदि सेल रेन्ज को यदि नेम डिफाइन करके इंग्लिश कर दिया जाये तो फंक्शन मे सेल रेन्ज के स्थान पर इंग्लिश लिखकर भी रिजल्ट प्राप्त कर सकते है।
स्प्रेड शीट की छपाई
Printing of Spread Sheet
प्रिन्ट कमान्ड का उपयोग हार्ड कापी प्राप्त करने के लिए होता है। चूकि स्पडेशीट बहुत ही विस्तृत होती है इसलिए पूरी शीट को एक पेपर पर प्रिन्ट नहीं कर सकते है। इसे प्रिन्ट करने के लिए अपने वास्तविक स्वरुप मे अर्थात 100 प्रतिशत या उसे प्रतिशत कम करके या एक से अधिक पेपर पर प्रिन्ट करते समय उसे दो प्रकार से प्रिन्ट कर सकते है। एक तो ओवर देन डाउन और दूसरा मेथड है। डाउन देन ओवर । इसके अतिरिक्त मार्जिन, हेडर फुटर, पेपर और पेपर ओरियन्टेशन आदि भी सेट करने होते है। और उसे प्रिन्ट से पहले देखने के लिए प्रिन्ट प्रिव्यु देखते है।
Printing of Spread Sheet
प्रिन्ट कमान्ड का उपयोग हार्ड कापी प्राप्त करने के लिए होता है। चूकि स्पडेशीट बहुत ही विस्तृत होती है इसलिए पूरी शीट को एक पेपर पर प्रिन्ट नहीं कर सकते है। इसे प्रिन्ट करने के लिए अपने वास्तविक स्वरुप मे अर्थात 100 प्रतिशत या उसे प्रतिशत कम करके या एक से अधिक पेपर पर प्रिन्ट करते समय उसे दो प्रकार से प्रिन्ट कर सकते है। एक तो ओवर देन डाउन और दूसरा मेथड है। डाउन देन ओवर । इसके अतिरिक्त मार्जिन, हेडर फुटर, पेपर और पेपर ओरियन्टेशन आदि भी सेट करने होते है। और उसे प्रिन्ट से पहले देखने के लिए प्रिन्ट प्रिव्यु देखते है।
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प्रिन्ट प्रिव्यु बटन पर क्लिक करके आप शीट को प्रिन्ट करने से पहले उसके मार्जिन, हेडर एण्ड फुटर पेपर ओरियन्टेशन पेपर साइज आदि को देख लिया जाता है यदि सब कुछ ठीक रहता है तो उसे हार्डकापी पर लेने के लिए प्रिन्ट कर लिया जाता है। और यदि आवश्यक हो तो उसमे परिवर्तन भी कर लिया जाता है। और अन्त मे प्रिन्ट कर लिया जाता है।
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प्रिन्ट प्रिव्यु बटन पर क्लिक करके आप शीट को प्रिन्ट करने से पहले उसके मार्जिन, हेडर एण्ड फुटर पेपर ओरियन्टेशन पेपर साइज आदि को देख लिया जाता है यदि सब कुछ ठीक रहता है तो उसे हार्डकापी पर लेने के लिए प्रिन्ट कर लिया जाता है। और यदि आवश्यक हो तो उसमे परिवर्तन भी कर लिया जाता है। और अन्त मे प्रिन्ट कर लिया जाता है।
CONCLUSION-इस पोस्ट हमनें what is a spreadsheet, Elements of Electronic Spread Sheet, Workbook And Worksheet, Opening A Workbook, Addressing of Cells, Cell Referencing आदि के बारे में जाना.
इन्हें भी देखें-
कंप्यूटर कम्युनिकेशन क्या होता है हिंदी में समझें || Computer Communication - New!
GUI Based Operating System in Hindi || जीयू आई आधारित ऑपरेटिंग सिस्टम को अब समझें हिंदी में- - New!
Operating System Simple Setting in Hindi || ऑपरेटिंग सिस्टम की सरल सेटिंग कैसे करें - New!
इंटरनेट का परिचय इन हिंदी || Introduction to Internet in Hindi - New!
एम एस एक्सेल में स्प्रेडशीट क्या है? || What is Spreadsheet in MS Excel? - New!
कंप्यूटर क्या है अब समझें हिंदी में || what is computer now understand in hindi - New!
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